独立開業して順調に業績が伸びてきた方、一気に畳み掛けたい企画がある方、様々いらっしゃる中で、外野からは「外注できるところはしたほうが事業に集中できるよ」という話をされるケース増えてきているのではないでしょうか。
まさに、そういった個人事業主の皆さんのためのサービスが事務代行なのです。
よりイメージしやすく、簡単にまとめてみました。
まずはじめに、業務を見直してみる
事業を起こした方なら誰しもスムーズに業績が右肩上がりになっていくことをイメージしていると思います。あるいは、自身の理想とする働き方と収益のバランスがあるのではないでしょうか。
ぎりぎりまで自身で整えてきたところで収益が頭打ちになり、全体を見直してみた経験はありませんか。
外注を利用しようと思いついたら、まずは整理してみましょう。
滞りがちな業務は何か、優先したいことがあるのか。
- メールチェックに時間がかかるようになり、1日のスタートを早めることにした。
あるいは、問合わせに気づかず、メールの返信をせずに顧客を逃してしまった。 - 定期的な集計作業が必要だが時間が取れない。必要なデータが溜まっている、利用できない。
- ダブルブッキングや移動による遅刻が起こりやすくなった。
- SNSは個人利用しか経験がなくWebマーケティングをうまく運用する時間とスキルがない。
- 客先に出向くことが増えて、コーディングする時間がとれない。
- せっかく多数集客したのに、クロージング時に一人では対応できない。
など。
具体的にどの部分が滞りの原因なのか、イメージした流れになっていないのかを洗い出すことをおすすめします。
代行する側の得意分野やかかる費用との兼ね合いが見えやすくなるでしょう。
利用したいのはアウトソーシングか、外注か
大雑把に区分すると、内部の方針も加味し戦略的に進めることを求めて外部に委託することをアウトソーシング、コスト削減を最大の目的とし発注どおりの成果物を得るために外部に委託することを外注(外部注文)と呼んでいます。
しかし、実際のところ、規模の小さい事業者と委託業者の間ではアウトソーシングと外注の差が曖昧になることが多く、中規模以上の事業者や企業なら内部で判断できることも、ひとり社長の場合は戦略と効率の両方を委託業者とすり合わせながら進めたいと望まれるケースも多いと感じます。
いずれにしてもコア業務へ集中するための委託ととらえ、自身でなくてはならない業務とそうでない業務の仕分けが重要です。
まとめ
「とにかく雑用を全部やっておいてほしい!」「いい感じでやっといて!」というリクエストでは関係性が築けなくなる可能性があります。
明確に指示を出していないにも関わらず、委託業者のミスや二度手間が発生した場合、お互い信頼できなくなるからです。
個人事業の経営者の方を対象とした「オンライン事務代行、秘書代行」者は、事務や秘書の枠を超えたスキルを持っていることがあります。反対に、できないこともあるかもしれません。
何を委託したいのか、どのようなことが依頼できるのか。
業者と細かくすり合わせることができる経営者こそが上手に事務代行の外注を利用できることは間違いありません。